What is eOffice?

eOffice is a Mission Mode Project (MMP) of the Government’s National e-Governance Programme. The National Informatics Centre (NIC) created the product, which intends to make inter-government and intra-government transactions and processes more efficient, effective, and transparent.

The product is designed to be a single reusable solution that brings together disparate functions and systems under a single framework to improve transparency, boost accountability, and reform government work culture and ethics.

Perks of eOffice

1. Transform the government work culture and ethics

2. Promote innovation by releasing staff energy and time from unproductive procedures

3. Assure data security and data integrity

4. Enhance transparency and Increase accountability

During the COVID-19 enforced lockdown, working from home became the new slogan in both the public and private sectors. Governments, both central and state, have always used paper-based offices. While the roots of a paperless office were sowed much earlier, eOffice, a fully integrated digital workplace solution, focused on the effective and transparent disposal of data and receipts.

Eoffice emerged as a major changer, allowing Government workers unrestricted work and unrestricted and secure access to files.

The majority of Central Government Ministries/Departments, State Secretariats, and Districts in states such as West Bengal, Andhra Pradesh, Karnataka, Tamil Nadu, and Madhya Pradesh, among others, continued to operate smoothly despite the entire lockdown, probably supported by eOffice.

Aside from the concern of COVID-19 infection, two other key variables played a vital role in the government’s successful shift from working in an office to working from home.

To begin with, the majority of the Government of India’s Ministries/Departments, Attached offices, and States with their districts were already using eOffice, and its adoption was on the rise. Several public-sector organisations (PSUs) had also implemented eOffice. Second, interdepartmental file transfers via eOffice are now available.

It is important to note that eOffice implementation for the Government of India is limited to the NICNET environment. This is where two enabling technologies came in to help with the easy transition to working from home.

NIC’s WebVPN solution for secure eOffice access and eSign technology for digitally signing eFiles were among these innovations. As soon as the lockdown was announced, NIC acted quickly to assist Government departments in obtaining WebVPN facilities to enable access to eOffice over a secure channel at any time and from any location. Furthermore, because eOffice supports eSign, digital signing of notes and draughts may be done in real time.

Basic Infrastructure requirements for eOffice Implementation:

(i) Computer/Desktop/Client:

Each eOffice user will require their own Workstation/Desktop/Client. The following are the recommended Workstation/Desktop/Client requirements:

• Processor: 2GHz or higher
• RAM: 2GB or higher
• USB 2.0 controller (for Digital Signature Certificate)

(ii) Network

• Each user/desktop will have LAN connectivity.
• Ensure that the department has numerous network connections for failover.
• The bandwidth should not be used more than 60% of the time.
• To ensure smooth system operation, the department must ensure a minimum dedicated bandwidth of 34 Mbps for 2000 users.

(iii) Scanners

• The user will be required to assess the number of incoming receipts every day, as well as the journey time to the scanners for all users who use that specific scanner.

(iv) Software

• Operating System – Windows 7 or above, Linux 6 or higher, Ubuntu 11 or higher
• Browser – Internet Explorer (10.0 and higher), Firefox (27.0 & above)
• Adobe Reader 10 and higher
• Anti-Virus software (any antivirus)

During the lockdown time, new organisations were added to eOffice.

1. Indian Institute of Technology (ISM), Dhanbad2. National Archives of India (NAI)
2. Metro Railway Kolkata
3. Central Board of Indirect Taxes & Customs (CBIC)
4. Central Warehousing Corporation (CWC)
5. Mumbai Port Trust
6. Central Reserve Police Force (CRPF)

2022 में ई-ऑफिस के बारे में वह सब कुछ जो आपको जानना आवश्यक है

ईऑफिस क्या है?

ईऑफिस सरकार के राष्ट्रीय ई-गवर्नेंस कार्यक्रम का एक मिशन मोड प्रोजेक्ट (एमएमपी) है . राष्ट्रीय सूचना विज्ञान केंद्र (एनआईसी) ने उत्पाद बनाया, जिसका उद्देश्य अंतर-सरकारी और अंतर-सरकारी लेनदेन और प्रक्रियाओं को अधिक कुशल, प्रभावी बनाना है। , और पारदर्शी।

उत्पाद को एक एकल पुन: प्रयोज्य समाधान के रूप में डिज़ाइन किया गया है जो पारदर्शिता में सुधार, जवाबदेही को बढ़ावा देने और सरकारी कार्य संस्कृति और नैतिकता में सुधार के लिए एक ही ढांचे के तहत अलग-अलग कार्यों और प्रणालियों को एक साथ लाता है।

ई-ऑफिस के लाभ

1. सरकार की कार्य संस्कृति और नैतिकता को बदलें
2. अनुत्पादक प्रक्रियाओं से कर्मचारियों की ऊर्जा और समय को मुक्त करके नवाचार को बढ़ावा देना
3. Assure data security and data integrity
4. Enhance transparency and Increase accountability

COVID-19 लागू लॉकडाउन के दौरान, सार्वजनिक और निजी दोनों क्षेत्रों में घर से काम करना नया नारा बन गया। केंद्र और राज्य दोनों सरकारों ने हमेशा कागज आधारित कार्यालयों का उपयोग किया है। जबकि एक कागज रहित कार्यालय की जड़ें बहुत पहले बोई गई थीं, ई-ऑफिस, एक पूरी तरह से एकीकृत डिजिटल कार्यस्थल समाधान, डेटा और प्राप्तियों के प्रभावी और पारदर्शी निपटान पर केंद्रित था।

सरकारी कर्मचारियों को अप्रतिबंधित काम और फाइलों तक अप्रतिबंधित और सुरक्षित पहुंच की अनुमति देते हुए, ईऑफिस एक बड़े बदलाव के रूप में उभरा।

पश्चिम बंगाल, आंध्र प्रदेश, कर्नाटक, तमिलनाडु और मध्य प्रदेश जैसे राज्यों में केंद्र सरकार के अधिकांश मंत्रालयों/विभागों, राज्य सचिवालयों और जिलों में, अन्य लोगों के अलावा, पूरे लॉकडाउन के बावजूद सुचारू रूप से काम करना जारी रखा, शायद ई-ऑफिस द्वारा समर्थित।

सीओवीआईडी ​​​​-19 संक्रमण की चिंता के अलावा, दो अन्य प्रमुख चर ने सरकार के कार्यालय में काम करने से लेकर घर से काम करने तक की सफल पारी में महत्वपूर्ण भूमिका निभाई।

सबसे पहले, भारत सरकार के अधिकांश मंत्रालयों/विभागों, संलग्न कार्यालयों और राज्यों के साथ उनके जिले पहले से ही ई-ऑफिस का उपयोग कर रहे थे, और इसे अपनाना बढ़ रहा था। कई सार्वजनिक क्षेत्र के संगठनों (पीएसयू) ने भी ई-ऑफिस लागू किया था। दूसरा, ई-ऑफिस के माध्यम से अंतर-विभागीय फ़ाइल स्थानांतरण अब उपलब्ध हैं।

यह नोट करना महत्वपूर्ण है कि भारत सरकार के लिए ई-ऑफिस कार्यान्वयन निकनेट वातावरण तक सीमित है। यह वह जगह है जहां दो सक्षम प्रौद्योगिकियां घर से काम करने के लिए आसान संक्रमण में मदद करने के लिए आई थीं।

सुरक्षित ई-ऑफिस पहुंच के लिए एनआईसी का वेबवीपीएन समाधान और ई-फाइलों पर डिजिटल रूप से हस्ताक्षर करने के लिए ई-साइन तकनीक इन नवाचारों में से एक थी। जैसे ही लॉकडाउन की घोषणा की गई, एनआईसी ने किसी भी समय और किसी भी स्थान से एक सुरक्षित चैनल पर ई-ऑफिस तक पहुंच को सक्षम करने के लिए वेबवीपीएन सुविधाएं प्राप्त करने में सरकारी विभागों की सहायता करने के लिए त्वरित कार्रवाई की। इसके अलावा, क्योंकि eOffice eSign का समर्थन करता है, नोट्स और ड्राफ्ट पर डिजिटल हस्ताक्षर वास्तविक समय में किए जा सकते हैं।

ई-ऑफिस कार्यान्वयन के लिए बुनियादी ढांचागत आवश्यकताएं:

(i) कंप्यूटर/डेस्कटॉप/क्लाइंट:

प्रत्येक ईऑफिस उपयोगकर्ता को अपने स्वयं के वर्कस्टेशन/डेस्कटॉप/क्लाइंट की आवश्यकता होगी। अनुशंसित वर्कस्टेशन/डेस्कटॉप/क्लाइंट आवश्यकताएं निम्नलिखित हैं:

• प्रोसेसर: 2GHz या उच्चतर
• रैम: 2GB या उच्चतर
• USB 2.0 नियंत्रक (डिजिटल हस्ताक्षर प्रमाणपत्र के लिए)

(ii) नेटवर्क

• प्रत्येक उपयोगकर्ता/डेस्कटॉप के पास LAN कनेक्टिविटी होगी।
• सुनिश्चित करें कि विभाग में विफलता के लिए कई नेटवर्क कनेक्शन हैं।
• बैंडविड्थ का उपयोग 60% से अधिक नहीं किया जाना चाहिए उस समय।
• सुचारू प्रणाली संचालन सुनिश्चित करने के लिए, विभाग को 2000 उपयोगकर्ताओं के लिए 34 एमबीपीएस की न्यूनतम समर्पित बैंडविड्थ सुनिश्चित करनी चाहिए।

(iii) स्कैनर

• उपयोगकर्ता को प्रतिदिन आने वाली प्राप्तियों की संख्या का आकलन करना होगा, साथ ही उस विशिष्ट स्कैनर का उपयोग करने वाले सभी उपयोगकर्ताओं के लिए स्कैनर तक यात्रा के समय का आकलन करना होगा।

(iv) सॉफ्टवेयर

• ऑपरेटिंग सिस्टम – विंडोज 7 या ऊपर, लिनक्स 6 या उच्चतर, उबंटू 11 या उच्चतर
• ब्राउज़र – इंटरनेट एक्सप्लोरर (10.0 और उच्चतर), फ़ायरफ़ॉक्स (27.0 और ऊपर)
• Adobe Reader 10 और उच्चतर
• एंटी-वायरस सॉफ़्टवेयर (कोई भी एंटीवायरस)

लॉकडाउन के समय में ई-ऑफिस में नए संगठन जोड़े गए।

1. भारतीय प्रौद्योगिकी संस्थान (आईएसएम), धनबाद2. भारतीय राष्ट्रीय अभिलेखागार (एनएआई)
2. मेट्रो रेलवे कोलकाता
3. केंद्रीय अप्रत्यक्ष कर और सीमा शुल्क बोर्ड (सीबीआईसी)
4. केंद्रीय भंडारण निगम (सीडब्ल्यूसी)
5. मुंबई पोर्ट ट्रस्ट
6. केंद्रीय रिजर्व पुलिस बल (सीआरपीएफ)